Informativa sul trattamento dei dati personali dei fornitori ex art. 13 Reg. UE 2016/679 (GDPR)

Spettabile Fornitore,

In ottemperanza degli artt. e ss. 13 del Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (in breve "GDPR") + DIGIT S.r.l. la informa sulle modalità di raccolta dei dati personali raccolti, il loro ambito di comunicazione e diffusione, oltre alla natura del loro conferimento, come li proteggiamo.

1.    Titolare del trattamento

Il Titolare del Trattamento è + Digit S.r.l. con sede legale in via Giuseppe Mazzini, 20 – 20123 Milano (MI) P.IVA/C.F. 03577820792 – PEC: salessolutionsrl@pec.it.

2.    Il Responsabile della Protezione Dati (DPO)

Il Titolare del trattamento ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati personali, il quale può essere contattato tramite posta ordinaria all’indirizzo sopra indicato o tramite posta elettronica all’indirizzo dpo@piudigit.it.

3.    Categorie di dati personali, finalità e natura del conferimento dei dati

+ DIGIT S.r.l., in relazione al rapporto con i propri fornitori, può trattare le seguenti categorie di dati personali:

•              dati anagrafici e identificativi (quali ad esempio nome e cognome del legale rappresentante, p.iva ove persona fisica, indirizzo di residenza e/o di domicilio etc);

•              dati di contatto (indirizzo email dei referenti dell’azienda, numero di telefono aziendale e/o privato dei referenti dell’azienda);

•              dati necessari alla fatturazione e al pagamento (in caso di persona giuridica non si applica il GDPR);

•              dati bancari, assicurativi e/o finanziari, ove previsti.

Le finalità del trattamento e le basi giuridiche ad esse connesse (art. 6 GDPR) sono:

A.           esecuzione di un contratto di cui è parte il Cliente (di seguito il “Contratto”) o misure precontrattuali adottate su Sua richiesta e gestione del rapporto contrattuale che intercorre con + DIGIT S.r.l. (art. 6 lett. b) GDPR);

B.           adempimento degli obblighi anche fiscali o contabili, previsti da leggi, regolamenti e normative comunitarie o da disposizioni impartite da Autorità di Controllo (art. 6 lett. c) GDPR);

C.           gestione del contenzioso, di inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, recupero crediti, arbitrati (art. 6, lett. f) GDPR);

D.           richieste in occasione di verifiche e/o audit (art. 6 lett. c e f GDPR).

Il conferimento dei dati personali relativi allo svolgimento delle attività oggetto del contratto e/o in esecuzione del contratto è obbligatorio in quanto il rifiuto al conferimento comporta l’impossibilità nella conclusione del contratto o nell’adempimento alle prestazioni oggetto del contratto. 

4.    Origine dei dati

I dati vengono raccolti presso l’interessato o per il tramite della persona giuridica cliente, mediante email o applicativi/software aziendali.

5.    Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati per le finalità esposte ha luogo con modalità sia automatizzate, su supporto elettronico o magnetico, sia non automatizzate, su supporto cartaceo, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti conseguenti e da disposizioni interne.

I dati verranno trattati da dipendenti e collaboratori di + DIGIT S.r.l.  debitamente nominati autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 29 GDPR.

6.    Tempi di conservazione dei dati (data retention)

Tratteremo i suoi dati personali per il tempo strettamente necessario ad adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del contratto, salvo ulteriori disposizioni di legge.

Decorsi i termini di conservazioni descritti ut supra, i dati saranno distrutti o resi anonimi.

7.    Comunicazione e diffusione dei dati personali

I dati personali dei fornitori potranno essere comunicati a soggetti terzi, quali:

a)         persone fisiche o giuridiche che svolgono specifici incarichi per conto di + DIGIT S.r.l. per adempimenti previsti dalla legge e/o correlati al rapporto contrattuale, quali consulenti legali, amministrativi, tributari e/o contabili, elaboratori di software;

b)         intermediari commerciali, banche ed istituti di credito, società di intermediazione finanziaria, persone fisiche o giuridiche preposte al recupero del credito, revisione e/o certificazione di bilanci e dei sistemi di qualità;

c)         enti pubblici, solo nei casi in cui ciò sia previsto dalla legge;

d)         società partner situate in Italia o nel territorio dell’Unione Europea per l’esecuzione dei processi operativi aziendali e degli obblighi contrattuali;

e)         eventuali autorità di controllo.

I soggetti terzi potranno essere nominati Responsabili esterni del trattamento dei dati, qualora ricorrano i presupposti richiesti dall’art. 28 GDPR.

In ogni caso, i dati non verranno comunicati a terzi non autorizzati. A tal fine il trattamento è condotto con l’impiego delle misure di sicurezza idonee ad impedire l’accesso ai dati non autorizzati da parte di terzi e a garantirne la riservatezza.

Senza la necessità di un espresso consenso il Titolare potrà comunicare i tuoi dati per le finalità elencate ai seguenti soggetti:

•           Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, Enti di controllo

•           Altri soggetti cui la facoltà di accedere ai dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria.

I dati personali inerenti alle persone fisiche dei fornitori non sono oggetto di diffusione.

8.    Trasferimento dei dati

La gestione e la conservazione dei dati personali avvengono su server ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento.

9.    Diritti dell’interessato

Nei limiti e alle condizioni previste dalla legge, il Titolare ha l’obbligo di rispondere alle richieste dell’interessato in merito ai dati personali che lo riguardano.

In particolare, in base alla vigente normativa:

a) ai sensi dell’art. 15 GDPR, l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

·         le finalità del trattamento;

·         le categorie di dati personali in questione;

·         i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;

·         quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

·         l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;

·         il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;

·         qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;

·         l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

b) ai sensi dell’art. 16 GDPR, l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

c) ai sensi dell’art. 17 GDPR, l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali nei limiti e nei casi previsti dalla vigente normativa. Il titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento nei limiti e nelle forme previste dalla vigente normativa.

d) ai sensi dell’art. 18 GDPR, l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento.

e) ai sensi dell’art. 20 GDPR, l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti.

f) ai sensi dell’art. 21 GDPR, l’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati propri dati personali. Si fa presente agli Utenti che, ove i loro Dati fossero trattati con finalità di marketing diretto, possono opporsi al trattamento senza fornire alcuna motivazione. Per scoprire se il Titolare tratti dati con finalità di marketing diretto gli Utenti possono fare riferimento alle rispettive sezioni di questo documento.

Le richieste possono essere rivolte  al titolare del trattamento +Digit S.r.l. con sede legale in via Giuseppe Mazzini, 20 – 20123 Milano (MI) P.IVA/C.F. 03577820792 all’indirizzo cancellami@piudigit.it o per il tramite del DPO agli indirizzi sopra indicati.

10.  Diritto di Reclamo

In base a quanto previsto dal GDPR, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento) utilizzando i canali di comunicazione indicati:

a) raccomandata A/R indirizzata a: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 - 00187 Roma

b) messaggio di posta elettronica certificata indirizzata a: protocollo@pec.gpdp.itm

11.  Modifiche e aggiornamenti

Il Titolare del Trattamento si riserva di modificare la presente informativa sul trattamento dei dati personali dei fornitori in qualunque momento, notificando al Fornitore le variazioni essenziali rispetto all’assetto attuale.

5 luglio 2023